Bugün günlerden Pazartesi. Belki masanız evrakla dolu, e-postanız ise e-posta kaynıyor. İşe başlamanız lazım ancak gözünüzde de büyümüyor değil. Çünkü yetiştirme endişesi yaşıyorsunuz. Şimdi size bir sahne canlandıralım. Yoğunsunuz, hem de o biçim bir yoğunluk. Gece yarılarına kadar mesai yapıyorsunuz. Yetmiyor bir de üstüne hafta sonu çalışıyorsunuz. Sosyal hayatınızdan feragat etmeniz bir kenara bir de bunca çalışmaya hala işleri yetiştiremiyorsunuz. Cinnet getirmeye 5 var! Bu işte iki sebep var: ya 10 kişinin yapabildiği işi siz büyük bir kahramanlık örneği göstererek tek kişi üstlenmişsiniz ya da yeni çağın “satılsa da alsak” dediği bir unsura fazla ehemmiyet vermemişsinizdir. Nedir bu satılsa hemen alacağımız? Zaman ve zaman yönetimi. Öncelikle şunu söylemek gerekir ki doğru ve planlı bir çalışma olmadan kendinizi parçalasanız da o iş yetişmez. Gün 24 saat ve bu gerçeği değiştiremeyiz. 48 saati bir güne sığdırmayı başarabilen olmadığına göre offf çekip dağlara inletmek yerine bu işin içinden nasıl kurtulacağınıza odaklanmanız gerekir ki biz bu konuda destek olabiliriz bu yazımızda. Şimdi öncelikle zaman yönetiminin ne demek olduğunu birkaç satır ile açıklayalım. Zaman yönetimi; üreticiliği ve verimliliği arttırmak için belirli aktiviteler üzerinde harcanan zamanı kontrol etme yöntemidir. Bu kontrol elbette bilinçli ve hedefe yönelik olacak. Belirli görevleri ya da projeleri tamamlarken birtakım beceriler, araçlar ve tekniklerle de desteklenebilir ayrıca. Pek çok alanda işe yarıyor hatta hayatın her anında diyelim; eğitimde zaman yönetimi, satışta zaman yönetimi, iş hayatında zaman yönetimi derken iş kişisel gelişime kadar uzanır. Önce iş hayatında zaman yönetimi ile başlayalım malum haftanın ilk günü bugün, biraz moral lazım.
Zaman yönetimi süreçlerinden oluşan daimî döngü
Zaman yönetiminin en zor kısımlarından biri kısır döngüde kaybolmak. Kısır döngüde savrulmak yerine en değerli sermayemiz olan ve “Vakit nakittir” felsefesinin bize vermiş olduğu yetkiye dayanarak döngüdeki düzeni şu çerçevede tutabiliriz:
- Planlama ve karar verme
- Uygulama
- Denetleme
Asıl etrafında dönmemiz gereken döngüler bunlar aslında. Uygulamaya koymak için planlama yapmalıyız. Bugün hangi işleri yapacağız örneğin… Aciliyet sırasına koymalı evvela. Sabahları insan zihninin en açık olduğu zamandır. Yapmaya ötelediğiniz ne varsa öne alın. Korkmayın, o gözünüzden büyüttüğünüz etki olmayacaktır. Zihin pırıl pırıl çünkü şu an. En zor ile başlayın planlama yapmaya. Zoru öteledikçe kısır döngüye girersiniz, burada amaç kendi döngünüzü kendiniz yaratmak. En zor olan işi koyduk mu birinci sıraya. Şimdi gelsin aciliyetler… En acil olandan başlayıp aşağılara doğru inin. Planlamanızı yaparken saatleri de gözünüze kestirmeyi unutmayın. İşlere ayıracağınız vakti aşağı yukarı tahmin edersiniz. Onlara göre saat planlamanızı yapın. Öğle arasına kadar geçen süre en verimli zaman. 12:30 ya da 12:00. Tüm ağır ve zor işleri sabah saatine bırakın ta ki öğle arasına kadar. Geldik öğleden sonraya. En zor işleri kotarmanın verdiği rahatlık size özgüven olarak geri dönecektir. Planlama yaparken en dikkat etmeniz gereken şeylerden biri “hayır” demeyi bilebilmek. İş hayatında üzerinize vazife olmayan şeyleri size paslamaya çalışanlar olabilir. Çok acil olmadıkça planınızı bozmayın ve tabiri caizse “araya iş almayın.” Hayır diyebilmek de bazen zaman kazancı olarak geri döner size, unutmayın. Günü bu şekilde kendi önceliklerinize göre planlayın. Gerisi zaten daha kolay olacaktır. Elbette bu kadar pürüzsüz bir iş olsa herkes kapıda kuyruk olur çalışmak için. Mutlaka işin zorlukları olacaktır. Bu zorlukları panikle değil sakin bir şekilde göğüsleyebilmek de zaman yönetiminin bir parçası. Unutmayın panik hata yaptırır, siz sakin olun.
Zaman yönetimi kişisel gelişim
Sanmayın ki zaman yönetimi yalnızca işinizin doğru ilerlemesine katkı sağlayacak. Aynı zamanda kişisel gelişiminize de olumlu yansıyacak. Zaman yönetimini bir kere sindirdiniz mi onu günlük hayatınıza da yansıtırsınız. Zaman yönetimi yetkinliği tam da bu noktada başlar. Kendi yetinizin farkına vardıktan sonra bunun kişisel hayatınıza da yansıtırsınız. Zaman yönetiminde sadece iş hayatında geçerli değil yukarıda saydığımız maddeler. Aynı zamanda kişisel gelişim için de geçerli. Birkaç madde de bunu nasıl hayatınıza yedireceğinizden bahsedelim, öyle yapalım yazımızın finalini ne dersiniz?
Planla!
Planlamanın öneminden bahsettik. Konu ne olursa olsun önce planlama yaparak başlayın işe. Basit gibi görünen şeyler de dahil. Örneğin birini arayacaksınızdır, kısa bir görüşme olsa da onu bile planlayın.
Hedef belirle!
Bu işler bitince kendinize bir hedef belirleyin. Havuç sisteminden bahsetmiştik hatırlarsanız. Önümüze koyacağımız bir hedef, bizi başarıya ulaşma konusunda teşvik edecektir. Örneğin bu işler bittikten sonra güzel bir hafta sonunun sizi beklediğini hayal ederek başlayabilirsiniz işe. Zor değil!
Mükemmeli bekleme!
Biliyoruz… Herkes, hepimiz, çoğumuz, tamamımız mükemmelin peşindeyiz. Ancak mükemmele ulaşmak için zaman yönetiminize sekte vurmayın. Evet, hedefiniz yine “mükemmel” olsun ancak elinizden gelen en iyisini yapın; imkânsız olanı değil!
Erteleme!
En sık karşılaştığımız sorunlardan biri; ertelemek. Öyle bir devirde yaşıyoruz ki… Bugünün işi yarına bırakma deyimi artık yerini “yarının işini bugünden yap”a bıraktı. Koşturmacamız yoğun, her işe yetişmeye çalışmak ayrı sorun. Burada olan erteleyince oluyor. Yarın yaparım, öbür gün yaparım derken haftanın sonunda biriken işler size fazla mesai olarak geri dönüyor. Ne kendinize yük edin ne canınızı sıkın. Sadece ertelemeyin, hepsi bu.
Hayır de!
Zor değil mi? Sanki hayır deyince bazen karşımızdakini kırmış gibi hissediyoruz. Oysa madalyonun diğer yüzüne hiç bakmıyoruz bile. Hayır diyerek kendimize bazen iyilik bile yapabiliriz. Hele ki zamanımız kısıtlı ise. Bir deneyin, ne kaybedersiniz ki?
